Nie wieder nervige Telcos - 10 praxisnahe Tipps zur effektiven Abhilfe

Dienstag, 17. März 2020

Online Kommunkation kann auch einfach und effektiv laufen

Unproduktive Meetings sind immer ein Graus. Können wir uns aber nur noch über Online- oder Telefonkonferenzen abstimmen, so ist eine effektive Kommunikation wichtiger denn je. Anbei erhalten Sie 10 Tipps, wie Sie Ihre Meeting-Struktur auf die aktuelle Lage umstellen können.

Lesedauer ca. vier Minuten

1. Zielsetzung und gute Vorbereitung des Moderators

Eine Besprechung ohne Zielsetzung ufert zwangläufig aus, da jeder anderes darunter versteht. Daher benötigt jede Besprechung eine Person, welche diese gut vorbereitet. Wer soll welche Information wie erhalten? Was soll vereinbart werden, welche Punkte sind unklar? Meine Faustregel: Ich benötige mindestens die Meeting Zeit für die Vorbereitung. Dabei mache ich mir über die Zielsetzung Gedanken und mit welcher Moderationsform diese am effektivsten erreicht wird. Die Rechnung geht auf. Jede eingesparte Minute multipliziert sich um die Anzahl der Teilnehmenden. Da kommen bei einstündigen Meetings sehr schnell mindestens ein bis zwei zusätzliche produktive Arbeitsstunden zusammen.

2. Wenn Sie eine Agenda mit klaren Zielen der Punkte und zeitlicher Begrenzung vorab an die Teilnehmer verteilen, werden deren Beiträge besser
Lange umschweifende Monologe können Sie dann mit Verweis auf die Agenda gut blocken, ohne die Beziehung zu dieser Person zu beschädigen. Wissen die Teilnehmenden vorab, wie viel Zeit für einen Punkt geplant ist, halten sich die meisten ohnehin kurz.
Ein Insider Tipp dazu: Geben Sie als Moderator:in den Teilnehmenden Raum (Bsp. 1,5 Minuten), vorab über die Antwort nachzudenken. So vermeiden Sie „lautes Nachdenken“. Brainstormen funktioniert trotzdem. Dies können Sie z. B. über die Kommentarfunktion durchführen.

3. Feste, geübte Gesprächsphasen erhöhen die Konzentration
Start, Aufwärmen, Agenda, Abschluss mit Zusammenfassung
Wir Menschen lieben Gewohnheiten. Stoßen wir auf vertraute Phasen, so fühlen wir uns sicher und können uns damit leichter konzentrieren. Eine KURZE Aufwärmphase die auch die Emotionen aufgreift, lockert die Stimmung. Wann, wenn nicht jetzt benötigen wir dies?

4. Geben Sie sich vorab für die jetzige Situation Regeln, denen alle Teammitglieder zustimmen
Meine Erfahrung ist, dass Teams ganz unterschiedliche Gesprächskulturen haben. Es gibt für alle feste Regeln einer guten Kommunikation wie Respekt, Wertschätzung, Wohlwollen und Offenheit. Sie könnten anlässlich der aktuellen Situation einfach Ihr Team einmal schriftlich fragen, was Sie sich jetzt von einer effektiven und guten Kommunikation erwarten. So könnten Sie zielgerichtet darauf die Struktur aufbauen.

5. Teilnehmende nehmen teil oder nicht
Es gehört auf jeden Fall zu den Regeln, dass man mit voller Konzentration dabei ist. Dazu gehört aber auch, die Zielpersonen der Besprechung auszuwählen, eine proaktive Moderation und gut vorzubereiten.

6. Trennen Sie Informationsweitergabe von der Diskussion zur Lösungsfindung
Am besten haben Sie getrennte Termine. So bekommen Sie mehr Fokus auf den Inhalt oder die Lösung. Dann können gezielt kleine Teams effektive Antworten auf Probleme erarbeiten. Es macht keinen Sinn, minutenlang einer Lösungsfindung beizuwohnen, bei der man nichts beitragen kann.

7. Sammeln Sie Rückfragen und Erwartungen, möglichst vor dem Start und gehen Sie im Meeting in Summe darauf ein
Es wurde alles gesagt, nur noch nicht von jedem? Auch davor könnten eine gute Moderation und Vorbereitung prophylaktisch schützen. Wenn Sie eine Kommentarfunktion in der Webkonferenz haben, lässt sich diese genau dazu hilfreich nutzen.

8. Sie benötigen eine Moderation
Bei den oben aufgeführten Punkten sehen Sie, wie häufig eine gute Moderation das Gespräch in eine sinnvolle Richtung zurückführen kann. Es muss nicht immer die gleiche Person moderieren. Die Rolle kann auch wechseln, wenn die Qualität der Moderation nicht darunter leidet. Die Moderation ist verantwortlich dafür, dass die Besprechung effektiv ist. Haben Sie keine Moderation, ist niemand dafür verantwortlich. Es ist auch sinnvoll, dass nicht unbedingt die Leitung die Moderation übernimmt. Das Moderationsverhalten steht dann unter einem zusätzlich hierarchischem Aspekt. Dies kann aus unterschiedlichsten Gründen zu unschönen Nebenwirkungen führen. Dies gilt umso mehr, da aktuell aus unterschiedlichsten Gründen die Teams schon anderen Stressfaktoren ausgesetzt sind.

9. Geben Sie Emotionen einen gesonderten Raum im Rahmen einer eigenen Besprechung
Im Scrum gibt es Retrospektiven. Die Mediation hat gezielte Verfahren Konflikte zu deeskalieren. Beide Formate geben Hinweise, wie man als Team noch besser zusammenwachsen kann. Und Emotionen lassen sich auch nicht abstellen. Führen Sie zu ungelösten Konflikten, können sie die Produktivität massiv stören. Gerade wenn man sich nicht dauernd sieht und in der Kaffeeküche etwas klären kann, sollte man diesem Effekt gezielt entgegenwirken. Tauchen Konflikte auf, kann es sinnvoll sein im Nachgang des Meetings die Parteien einzeln dazu nochmal zu befragen. Wo Konflikte sind, ist meistens etwas noch nicht geklärt. Es lohnt sich fast immer, hier noch mal hinzuschauen.

10. Vermeiden Sie Telefonkonferenzen und nutzen stattdessen Webkonferenzen, am besten mit Bildübertragung
Sehen sich die Teilnehmenden, erleichtert dies die Kommunikation, da man sieht, wie die anderen auf das Gesagte reagieren. Ist dies nicht möglich, dann ist es hilfreich, wenn Sie zumindest einen Bildschirm teilen. So könnten Sie zumindest die Kommentarfunktion gezielt nutzen. Schauen die Teilnehmenden auf den gleichen Bildschirm, nehmen sie die „gleiche Sichtweise“ ein. Es muss dann weniger Zeit für die Abstimmung verwendet werden.

In der aktuellen Situation ändert sich Vieles was uns vorher selbstverständlich schien. Eine effektive und am Team orientierte Kommunikation hilft uns dabei, uns möglichst schnell an diese Situation anzupassen und uns dann auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ich wünsche Ihnen allen gutes Gelingen.